Истории успеха

Первоначально были поставлены цели по автоматизации канцелярии, управления договорами, автоматизации контакт-центра. Также было необходимо создать постоянный доступ к имеющейся информации вне зависимости от расположения сотрудников.

Клиент приобрел программное обеспечение DIRECTUM с необходимыми модулями, которое было успешно внедрено фирмой TANAIS. Результатом такого сотрудничества стало упрощение процессов согласования и подписания документов, что значительно ускорило все остальные бизнес-процессы. Кроме того клиент заключил договор о сопровождении, которое успешно проводится и сейчас.

Сотрудники компании предложили применение следующих решений:

• Axure RP 7.0;
• «1С-Битрикс».

В программе Axure RP 7.0 была создана интерактивная модель и создана стратегия по развитию сайтов. Также были созданы и введены в эксплуатацию три сайта. Специалисты компании обучили работников НКЦ ОАО "РЖД" работе и управлению на «1С-Битрикс». Разработанные сайты остались на сопровождении компании TANAIS и на них ведутся работы по улучшению.

В ходе работы над проектом было использовано классическое делопроизводство и введен электронный архив документов. Также был оптимизирован процесс контроля над исполнением резолюций руководителей. Кроме того усилия были направлены на повышения уровня безопасности путем ограничения прав доступа к информации.

Основным решением стала интеграция 1С ЗУП на уровне справочников.Также проведена большая работа по автоматизации процессов, связанных с управлением договорами.Интеграция между системой DIRECTUM и 1С ЗУП позволило минимизировать необходимость в ручном вводе данных, что исключает появление ошибок – эта задача была приоритетной.
Поскольку изначальной проблемой ОАО «Славянка» было то, что имеющаяся система документооборота не соответствовала потребностям бизнеса, новые внедрения были адекватной мерой. Результатом стала оптимизация всех процессов и повышение эффективности работы в целом.

В рамках первого этапа была автоматизирована входящая документация, это затронуло канцелярию, дирекцию и отдел БКИД (Бюро Контроля Исполнительской Дисциплины). Внедрение системы DIRECTUM решило три основные задачи:

· создание единого окна регистрации и ведение электронных документов, создание электронного архива предприятия

· перевод бизнес процессов в электронный вид

· оптимизация человеческих ресурсов

С января 2016 года идет промышленная эксплуатация. В день регистрируется от 80 до 100 и более входящих писем и выдается по ним приблизительно такое же количество резолюций. 

В рамках сопровождения компания TANAIS провела доработку механизма интеграции СЭД DIRECTUM c Novell eDirectory, конвертацию системы DIRECTUM с версии 4.8 на версию 5.0. Помимо этого были выполнены доработки для автоматизации бизнес-процесса «Предоставление доступа к Информационной Системе Табельного Учета (АСТУ)» и процесса согласования проектов договоров, соглашений, протоколов разногласий и прочей договорной документации в АСЭД.

Каждое проектное решение потребовало большой подготовительной работы в части проектирования, поскольку ООО «Газпром ВНИИГАЗ» имеет сложную организационную структуру и большое количество пользователей системы (более 600 сотрудников).

Работы по автоматизации договорной работы на базе единой ECM-системы DIRECTUM проводились компанией TANAIS, входящей в группу партнеров фирмы Информикс Задачей внедрения решения на базе системы DIRECTUM стало создание единого информационного пространства для организованного хранения и оперативной работы с договорной документацией.

В результате, внедренная система обеспечила прозрачность управления и повысила эффективность процессов, связанных с договорной работой в дочерних обществах ТНК-BP. Внедренное решение стало частью информационного пространства компании ТНК-BP, объединяющего распределенные организации и корпоративный центр. Общее количество автоматизированных пользователей на предприятиях составило более 600 человек.